Fra prøvetagning til færdig dokumentation i ét intelligent workflow
DJ Miljø & Geoteknik udfører miljø- og geotekniske undersøgelser, hvor prøvetagning, billeder, rekvisitioner og analyseresultater skal samles og dokumenteres korrekt. WeZimplify har udviklet en AI-understøttet løsning, der automatiserer de administrative dele af processen og skaber et sammenhængende workflow fra prøvetagning til færdig dokumentation.
Branche
Miljø & geoteknisk rådgivning
Lokation
Danmark
Platform
AgentBuilder
Løsning
AI-understøttet prøve- og dokumenthåndtering
Udfordringen
Mange informationer skulle samles korrekt på den enkelte sag
Når en medarbejder tager prøver ude på en lokation, bliver der samtidig registreret beskrivelser, billeder og sagsoplysninger. Herefter skal der udarbejdes en rekvisition, og når prøven er analyseret, skal resultaterne samles med den øvrige dokumentation.
Det betød, at medarbejderne skulle håndtere informationer på tværs af mails, dokumenter, regneark, billeder og forskellige systemer. Hvert trin krævede manuel behandling og kontrol.
Hvis et sagsnummer blev registreret forkert, eller et dokument ikke blev koblet til den rigtige prøve, kunne det skabe ekstra arbejde og risiko for fejl eller tab af information. Målet var derfor at skabe en mere sammenhængende proces, hvor gentagne administrative opgaver kunne automatiseres, uden at medarbejderne mistede den faglige kontrol.
Konkrete udfordringer
Mange manuelle arbejdsgange
Informationer skulle flyttes og samles på tværs af mails, billeder, dokumenter og regneark
Risiko for fejlkobling
Prøver, rekvisitioner, billeder og analyseresultater skulle forbindes korrekt med den enkelte sag
Tidskrævende dokumentation
Medarbejderne brugte tid på at udarbejde og samle dokumenter manuelt
Behov for sporbarhed
Det skulle være tydeligt, hvilke oplysninger og dokumenter der hørte til hvert sagsnummer
Hvad løsningen gør
- check
Modtager beskrivelser og billeder fra prøvetagningen
- check
Aflæser og strukturerer de centrale informationer
- check
Gemmer materialet med sagsnummeret som fælles nøgle
- check
Udarbejder automatisk et udkast til rekvisitionen
- check
Validerer sammenhængen mellem sag og dokumentation
- check
Samler analyseresultater, billeder og øvrige oplysninger
- check
Opretter et færdigt dokumentforslag til den videre sagsbehandling
- check
Bevarer medarbejdernes godkendelse og faglige kvalitetssikring
Løsningen
Et samlet workflow med AI som administrativ assistent
WeZimplify har udviklet en løsning, der forbinder de forskellige trin i prøveprocessen.
Når en medarbejder har gennemført en prøvetagning, sendes beskrivelse, billeder og sagsoplysninger til løsningen. Informationen bliver automatisk aflæst, struktureret og gemt med sagsnummeret som den gennemgående nøgle.
På baggrund af oplysningerne udarbejder løsningen et udkast til rekvisitionen. Medarbejderen gennemgår og godkender dokumentet, inden det sendes videre til analyse. På den måde automatiseres dokumentarbejdet, mens den faglige kontrol fortsat ligger hos medarbejderen.
Når analyseresultaterne modtages, identificerer løsningen den tilhørende sag og samler resultaterne med billederne og den øvrige dokumentation. Materialet indsættes automatisk i den relevante skabelon og gøres klar til den videre sagsbehandling.
Resultater
Hvad løsningen leverer
Mindre administrativt arbejde
Gentagne opgaver med at aflæse, kopiere og samle informationer bliver automatiseret, så medarbejderne kan bruge mere tid på faglig rådgivning.
Mere ensartet dokumentation
Rekvisitioner og færdige dokumenter bliver udarbejdet efter en fast struktur, hvilket skaber større ensartethed på tværs af sager.
Færre fejl
Validering af sagsnumre og automatisk kobling mellem data og dokumenter reducerer risikoen for, at informationer placeres på den forkerte sag.
Bedre sporbarhed
Prøveoplysninger, billeder, rekvisitioner og analyseresultater forbindes gennem hele processen, så materialet er lettere at følge og kontrollere.
Medarbejderen bevarer kontrollen
AI håndterer de gentagne administrative opgaver, mens medarbejderen fortsat godkender dokumenterne og står for den faglige kvalitetssikring.
Et fundament for videre automatisering
Løsningen er bygget, så den senere kan udvides med nye funktioner og workflows, når organisationens behov udvikler sig.
Andre Cases
Se hvad andre har fået bygget
Klar til at komme i gang?
Få en uforpligtende snak om, hvor jeres største potentiale er. Vi kortlægger jeres muligheder.
